BCC và CC là gì? Có ích lợi gì khi sử dụng BCC và CC

Các lĩnh vực CC và BCC khi gửi email có điểm tương tự nhau. CC là viết tắt của " carbon copy", trong khi BCC là viết tắt của " blind carbon copy."

CC và BCC là hai cách gửi bản sao email đến người bổ sung. Tuy nhiên, bạn cũng có thể gửi bản sao email đến người khác bằng cách chỉ định nhiều địa chỉ trong trường To.



1. Carbon copy:

Chữ viết tắt CC xuất phát từ "Carbon Copy”. Hiểu theo nghĩa đen là hình thức sao chép bằng cách đặt một tờ giấy than giữa hai mảnh giấy, lực viết trên mảnh giấy đầu tiên sẽ đẩy mực từ giấy than xuống phần thứ hai của bài viết, tạo thêm một bản của tài liệu. Giống như một bản sao vật lý, CC là một cách để gửi thêm bản sao của một email cho người khác. Một số người gọi CC là " courtesy copy", trong đó mô tả tốt hơn những gì một CC thực sự có được. CC thường được sử dụng như một động từ, như trong " I CC’d him on the email".

2. CC và BCC:

Khi bạn CC người trên một email, danh sách CC được hiển thị tất cả những người nhận khác. Ví dụ, nếu bạn CC bob@example.com vàjake@example.com trên email, Bob sẽ biết rằng Jake cũng nhận được email, trong khi Jake sẽ biết rằng Bob cũng nhận được email.

BCC là viết tắt của " blind carbon copy". Không giống như CC, không ai có thể nhìn thấy danh sách người nhận trong danh sách BCC. Ví dụ, nếu bạn có bob@example.com và jake@example.com trong danh sách BCC, Bob sẽ không biết rằng Jake nhận được email, và Jake sẽ không biết rằng Bob nhận được email.

Một người nào đó trong danh sách BCC có thể nhìn thấy tất cả mọi thứ khác, bao gồm danh sách CC và các nội dung của email. Tuy nhiên, danh sách BCC là bí mật - không ai có thể nhìn thấy danh sách này. (Nếu một người nằm trong danh sách BCC, họ sẽ thấy chỉ email riêng của họ trong danh sách BCC).
3. To và CC:

To và CC hoạt động tương tự nhau. Cho dù bạn đặt bốn địa chỉ email trong To hoặc đưa vào To một địa chỉ và ba địa chỉ còn lại trong CC, cả bốn người đều sẽ nhận được tất cả các email. Họ cũng có thể thấy địa chỉ email của người nhận khác.

Khi nói đến nghi thức email, phần To là nơi được sử dụng cho người nhận chính email của bạn. CC được sử dụng để gửi bản sao cho các bên khác cùng có sự quan tâm với những thông tin được gởi vì có thể liên quan đến họ. Đây không phải là một quy tắc cụ thể và cách sử dụng của To và CC có thể khác nhau.

Ví dụ, Giám đốc của bạn muốn gửi email cho khách hàng để đáp ứng với đơn khiếu nại. Bạn đặt địa chỉ email của khách hàng trong To và địa chỉ email Giám đốc của bạn vào CC, vì vậy ông chủ của bạn sẽ nhận được một bản sao của email. (Nếu bạn không muốn các khách hàng xem địa chỉ email Giám đốc của bạn, bạn đặt địa chỉ email Giám đốc của bạn trong BCC).

4. Khi nào sử dụng CC và BCC:

CC hữu ích khi:

• Bạn muốn người khác nhận được một bản sao của một email, nhưng họ không phải là một trong những người nhận chính.

BCC hữu ích khi:

• Bạn muốn người khác nhận được một email, nhưng bạn không muốn người nhận chính của email biết bạn đã gởi cho người khác này một bản sao. Ví dụ, nếu bạn đang có một vấn đề với một đồng nghiệp, bạn có thể gửi cho họ một email về việc này và BCC đến bộ phận khác trong cùng đơn vị. Bộ phận đó sẽ nhận được một bản sao đó, nhưng nhân viên đồng nghiệp của bạn sẽ không biết được điều này.

• Bạn muốn gửi một bản sao của email đến một số lượng lớn đối tác của bạn. Ví dụ, nếu bạn có một danh sách gửi thư với một số lượng lớn, bạn có thể bao gồm chúng trong lĩnh vực BCC. Không ai có thể thấy địa chỉ email của người khác - nếu bạn gửi CC những người này thay vào đó, bạn sẽ phơi bày địa chỉ email của họ và họ sẽ thấy một danh sách dài các email được gửi CC trong chương trình email của họ. Bạn thậm chí có thể đặt địa chỉ email của bạn vào To và bao gồm tất cả các địa chỉ khác trong lĩnh vực BCC, ẩn địa chỉ email của tất cả mọi người với nhau.

5. BCC, Replies, và Email Thread:

Lưu ý rằng BCC không có chức năng như CC khi nói đến chủ đề email. Ví dụ, nếu bạn gửi email đến bob@example.com và BCCjake@example.com, Jake sẽ nhận được email bạn gửi ban đầu. Tuy nhiên, nếu Bob trả lời, Jake sẽ không nhận được một bản sao trả lời của Bob - chương trình email của Bob không có thể thấy rằng Jake nhận được email, vì vậy nó không gửi cho anh ta một bản sao của câu trả lời.

Tất nhiên, bạn có thể tiếp tục gởi BCC đến Jake trên email trong tương lai hoặc chuyển tiếp anh ta một bản sao của câu trả lời. Bob cũng có thể xóa email của Jake từ CC và trả lời trực tiếp cho bạn nếu bạn gửi CC cho Jake. Tuy nhiên, những người có nhiều khả năng để nhận được tất cả trả lời trong một chủ đề email nếu bạn CC họ. Bạn sẽ phải giữ chúng trong vòng lặp nếu bạn đang BCC họ.

Kết luận:

Tuy đơn giản, nhưng rõ ràng, trong chúng ta khi dùng đến email, không phải ai cũng biết rõ và tận dụng hết sự hữu ích của hai tính năng CC và BCC. Dấu ấn công nghệ số quả thật là đa dạng và phong phú, điển hình như việc sử dụng CC và BCC trong email, nếu hiểu và khai thác đúng cách, chúng sẽ đem lại lợi ích cho người dùng không phải là quá nhỏ. 

theo howtogeek